Kristine Hovhannisyan y David Lou tienen una estrategia clara en lo que respecta a la innovación dentro del departamento financiero del Children's Institute. Aunque es habitual que muchos profesionales vean la innovación como una oportunidad para facilitarse la vida, Hovhannisyan, supervisora de cuentas por pagar, y Lou, contable, suelen realizar inversiones adicionales en la innovación de los procedimientos financieros para facilitar el trabajo de todo el personal del CII.
Para ellos, las finanzas pueden desempeñar un papel crucial en la mejora de la eficiencia y la eficacia de las organizaciones sin ánimo de lucro con capacidad y presupuestos limitados, innovando de manera que el personal dedique menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo a sus funciones principales de trabajo con los clientes.
«Seguimos intentando introducir nuevas formas de garantizar que los procesos sean más fáciles para nosotros y nuestro personal», afirmó Hovhannisyan. «Queremos asegurarnos de que los cheques se envíen más rápido, que las subvenciones lleguen más lejos y que los reembolsos al personal se procesen con mayor rapidez».
Como valor fundamental de CII, la innovación es esencial para el éxito actual y futuro del servicio prestado a los niños y las familias de Los Ángeles. CII ha desempeñado un papel crucial durante más de 100 años porque el personal de todos los niveles ha adoptado prácticas innovadoras que han contribuido a aumentar la calidad y la cantidad del trabajo de CII.
Para muchos empleados de CII, su interacción con las finanzas se limita a la comunicación sobre los pagos a proveedores o los informes de gastos. Entre bastidores, Hovhannisyan, Lou y los otros 17 miembros del equipo gestionan cada dólar y cada centavo del presupuesto anual de 83 millones de dólares de CII, que mantiene en funcionamiento a la organización con casi 1000 empleados y 26 000 clientes.
Lou, que fue contratado por CII nada más terminar la universidad, dijo que la innovación puede significar encontrar una solución financiera para distribuir mejor las subvenciones, lo que a su vez permite que el programa de Educación Infantil matricule a más familias o que el programa de Salud Conductual y Bienestar atienda a un mayor número de clientes. Con la guardería justo al lado, los resultados de este arduo trabajo a veces se pueden ver desde la ventana.
«Me di cuenta enseguida del gran impacto que tiene el CII y de lo importante que es contar con un equipo financiero que funcione bien», afirma Lou. «Las finanzas son el punto de partida del presupuesto, y si no hacemos nuestro trabajo de forma eficiente, no podremos ofrecer a los clientes lo que necesitan».
Hovhannisyan, que ha desempeñado múltiples funciones financieras en diferentes organizaciones sin ánimo de lucro antes de llegar a CII, afirma que es habitual que los equipos financieros de las organizaciones sin ánimo de lucro eviten la innovación por complacencia, pero este enfoque puede perjudicar la salud y la cultura a largo plazo de una organización. Aunque requiere más esfuerzo inicial, las mejoras incrementales mantienen a la organización en una trayectoria positiva constante, en la que el apoyo financiero mejora continuamente para los clientes y el personal.
«Seguimos intentando introducir nuevas formas de garantizar que los procesos sean más fáciles para nosotros y nuestro personal. Queremos asegurarnos de que los cheques se envíen más rápido, que los fondos de las subvenciones rindan más y que los reembolsos al personal se procesen con mayor rapidez».
– Kristine Hovhannisyan, supervisora de cuentas por pagar
Un ejemplo reciente que ambos compartieron fue el del reembolso de los gastos de kilometraje al personal. Hovhannisyan y Lou afirmaron que actualmente están trabajando en un sistema que registra el kilometraje en tiempo real, de modo que el personal ya no tenga que introducir los viajes en Concur, que no siempre capta las rutas más largas que Waze o Google Maps sugieren a los conductores para evitar el tráfico.
Eliz Hovsepian, vicepresidenta de Finanzas, afirmó que Hovhannisyan y Lou abordan su trabajo con entusiasmo y apertura para colaborar en ideas innovadoras en todos los departamentos, de modo que puedan comprender las preocupaciones y responder a cualquier pregunta mientras desarrollan una solución que funcione para todos.
«Tanto Kristine como David toman la iniciativa de colaborar con sus compañeros para aportar ideas e innovación con el fin de crear mejores sistemas, procesos, formaciones y apoyo para toda la agencia», afirmó. «No es una tarea fácil, pero acuden a la oficina cada día con una sonrisa y una actitud positiva».
Terry Kim, directora de Relaciones Gubernamentales y Defensa, dijo que se dio cuenta casi de inmediato de que el equipo financiero de CII consideraba la innovación como una prioridad absoluta. Kim, que trabajaba en una organización sin ánimo de lucro en la ciudad de Nueva York antes de incorporarse a CII, dijo que estaba acostumbrada a anotar los gastos a mano y grapar los recibos en hojas de papel, lo que podía ser un proceso más lento y engorroso en comparación con el uso de Concur.
Kim añadió que el equipo financiero, especialmente Lou, estaba dispuesto a ponerse al teléfono y explicarle las diferentes funciones tecnológicas para que pudiera utilizarlas mejor.
«David fue accesible y paciente», dijo Kim. «Me explicó todos los detalles».
Este tipo de disponibilidad es importante para Hovhannisyan y Lou, que aprovechan todas las oportunidades que se les presentan para conocer a nuevos empleados. Desde su punto de vista, cada nueva oportunidad les permite conocer mejor a un equipo o una persona diferente de CII, lo que puede dar lugar a nuevas ideas sobre dónde pueden innovar a continuación.
«Cuando tenemos la oportunidad, intentamos llamar a alguien en lugar de enviar un correo electrónico para poder comprender mejor sus preguntas e inquietudes», dijo Hovhannisyan. «Esperamos con interés cada oportunidad de salir de nuestro departamento y conocer al resto de CII».
