Notice of Privacy Practices | HIPAA Policy

We take your rights and privacy seriously. All Children’s Institute employees are committed to safe-guarding your Protected Health Information (PHI). 

Protected Health Information (PHI) is a subset of health information which is created or received by Children’s Institute, Inc. (CII) that relates to your past, present, or future health, care, or payment, which can be used to identify you. PHI includes your name, contact information, birthdate, social security number, medical record number, photo, etc. 

 

YOUR RIGHTS 

When it comes to your Protected Health Information (PHI), you have certain rights.  

When you wish to use these rights, please inform us so that we may give you the correct information, instructions, and/or a form to support your request.  

• Right to inspect and obtain copies of your PHI 

• Right to ask us to amend your PHI 

• Right to confidential modes of communication 

• Right to ask us to limit what we use or share 

• Right to request that your information is not shared on a secure Health Information Exchange. 

• Right to request restrictions when you fully pay out-of-pocket 

• Right to get a copy of this privacy notice 

• Right to get a list of those whom we’ve shared information 

• Right to choose someone to act for you 

• Right to file a complaint if you feel your rights are violated 

OUR USES AND DISCLOSURES 

We typically use or share your PHI in the following ways: 

• Help manage the treatment you receive 

• Run our organization 

• Receive payment 

• Appointment reminders 

• Conduct outreach, care coordination, or case management 

• Health oversight activities 

HOW ELSE CAN WE USE OR SHARE YOUR PHI? 

We are allowed or required to share your PHI in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your PHI for these purposes. For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html 

• Help with public health and safety issues 

• Emergency Situations 

• Respond to lawsuits and legal actions 

• Comply with the law 

• Address law enforcement, and other government requests 

• Address workers’ compensation requests 

• Respond to organ and tissue donation requests 

• Work with a medical examiner or funeral director 

• Do research 

• With your Authorization (We have the right to review requests.  Sometimes we are unable to comply with your request, but we will provide you with an explanation if this happens.) 

• With an Attestation when it pertains to lawful reproductive health care 

REDISCLOSURE  

If we use or disclose your PHI it could be re-disclosed by the recipient and might no longer be protected by HIPAA, however, California law prohibits the person receiving your PHI from making further disclosures without your written authorization.  

SPECIAL RULES 

Special rules apply to the disclosure of PHI related to psychiatric conditions or HIV-related testing and treatment.  Your authorization may be required for some disclosures. 

OUR RESPONSIBILITIES 

• We are required by law to provide you with a notice of your legal duties and abide by the policies stated in this Notice of Privacy Practices  

• We are required to provide you with a copy of this Notice of Privacy Practices. 

• We are required by law to maintain the privacy and security of your PHI. 

• We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your PHI. 

• We will not use or share your PHI other than as described here unless you tell us we can in writing.  

• If you sign an authorization, and later change your mind, let us know in writing. This will stop any future uses and disclosures of your PHI but will not require us to take back any PHI we have already disclosed.  

• We will not use or disclose PHI for marketing purposes, nor will we sell your PHI without your authorization.   

For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html  

To read our full Notice of Privacy Practices, click here

CHANGES TO THE TERMS OF THIS NOTICE 

We reserve the right to change the terms of this notice. We will post a revised notice in a conspicuous location in our clinics and on our website. An updated notice may be made available to you upon request.  

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Nosotros tomamos muy en serio sus derechos y su privacidad. Todos los empleados de Children’s Institute se comprometen a proteger su Información Médica Protegida (PHI) 

La información médica protegida (PHI) es un subconjunto de información médica que es creada o recibida por Children’s Institute, Inc. (CII) que se relaciona con su salud, atención o pago pasados, presentes o futuros, que pueden utilizarse para identificarlo. La PHI incluye su nombre, información de contacto, fecha de nacimiento, número de seguro social, número de expediente clínico, foto, etc. 

 

SUS DERECHOS 

Cuando se trata de su PHI, usted tiene ciertos derechos. Cuando desee utilizar estos derechos, infórmenos para que podamos proporcionarle la información correcta, las instrucciones y/o un formulario para respaldar su solicitud.  

• Derecho a inspeccionar y obtener copias de su PHI. 

• Derecho a pedirnos que modifiquemos su PHI 

• Derecho a modos de comunicación confidenciales 

• Derecho a pedirnos que limitemos lo que utilizamos o compartimos 

• Derecho a solicitar que su información no se comparta en un Intercambio de Información de Salud seguro.  

• Derecho a solicitar restricciones cuando pague por completo de su bolsillo 

• Derecho a obtener una copia de este aviso de privacidad 

• Derecho a obtener una lista de aquellos a quienes hemos compartido información 

• Derecho a elegir a alguien que actúe por usted 

• Derecho a presentar una queja si cree que se violan sus derechos 

NUESTROS USOS Y DIVULGACIONES 

Normalmente utilizamos o compartimos su PHI de las siguientes maneras: 

• Ayudar a gestionar el tratamiento que recibe 

• Dirigir nuestra organización 

• Recibir pago. 

• Recordatorios de citas 

• Llevar a cabo la divulgación, la coordinación de la atención o la gestión de casos 

• Actividades de supervisión de la salud 

¿DE QUÉ OTRA MANERA PODEMOS USAR O COMPARTIR SU PHI? 

Estamos autorizados o obligados a compartir su PHI de otras maneras, normalmente de formas que contribuyan al bien público, como la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir su PHI para estos fines. Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html. 

• Ayuda con problemas de salud pública y seguridad 

• Situaciones de emergencia 

• Responder a demandas y acciones legales 

• Cumplir con la ley 

• Abordar las solicitudes de las fuerzas del orden público y otras solicitudes gubernamentales 

• Abordar las solicitudes de compensación de los trabajadores 

• Responder a las solicitudes de donación de órganos y tejidos 

• Trabajar con un examinador médico o director funerario 

• Investigar 

• Con su Atorización (Tenemos derecho a revisar las solicitudes. En ocasiones, no podemos satisfacer su solicitud, pero le proporcionaremos una explicación si esto sucede..) 

• Con una certificación cuando se refiere a la atención médica reproductiva legal 

REVELACIÓN  

Si utilizamos o divulgamos su PHI, el destinatario podría volver a divulgarla y ya no estará protegida por la ley HIPAA; sin embargo, la ley de California prohíbe a la persona que recibe su PHI realizar más divulgaciones sin su autorización por escrito.  

REGLAS ESPECIALES 

Se aplican reglas especiales a la divulgación de la PHI relacionada con afecciones psiquiátricas o pruebas y tratamientos relacionados con el VIH.  Es posible que se requiera su autorización para algunas divulgaciones. 

NUESTRA RESPONSABILIDADS 

• La ley nos exige proporcionarle un aviso de sus obligaciones legales y cumplir con las políticas establecidas en este Aviso de Prácticas de Privacidad  

• Estamos obligados a proporcionarle una copia de este Aviso de Prácticas de Privacidad. 

• La ley nos exige mantener la privacidad y seguridad de su PHI. 

• Le informaremos inmediatamente si se produce una violación que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su PHI. 

• No utilizaremos ni compartiremos su PHI aparte de lo descrito aquí, a menos que usted nos lo indique por escrito.  

• Si firma una autorización y luego cambia de opinión, háganoslo saber por escrito. Esto detendrá cualquier uso y divulgación futuros de su PHI, pero no nos exigirá que retiremos ninguna PHI que ya hayamos divulgado.  

• No utilizaremos ni divulgaremos la PHI con fines de marketing, ni venderemos su PHI sin su autorización.   

Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html  

Para leer nuestro Aviso de Prácticas de Privacidad completo, haga clic aquí.

CAMBIOS EN LOS TÉRMINOS DE ESTE AVISO 

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este aviso. Publicaremos un aviso revisado en una ubicación visible en nuestras clínicas y nuestro sitio web. Es posible que se ponga a su disposición un aviso actualizado previa solicitud.