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Children's Institute, Inc.: HIPAA Policy

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HIPAA Policy

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

The Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA; “Act”) of 1996, revised in 2013, requires us as your health care provider to maintain the privacy of your protected health information, to provide you with notice of our legal duties and privacy practices with respect to protected health information, and to notify affected individuals following a breach of unsecured protected health information.  We are required to maintain these records of your health care and to maintain confidentiality of these records.

The Act also allows us to use your information for treatment, payment, and certain health operations unless otherwise prohibited by law and without your authorization.

  • Treatment: We may disclose your protected health information to you and to our staff or to other health care providers in order to get you the care you need. This includes information that may go to the pharmacy to get your prescription filled, to a diagnostic center to assist with your diagnosis, or to the hospital should you need to be admitted.  If necessary to ensure that you get this care, we may also discuss the minimum necessary with friends or family members involved in your care unless you request otherwise.

  • Payment: We may send information to you or to your health plan in order to receive payment for the service or item we delivered.  We may discuss the minimum necessary with friends or family members involved in your payment unless you request otherwise.

  • Health operations: We are allowed to use or disclose your protected health information to train new health care workers, to evaluate the health care delivered, to improve our business development, or for other internal needs.
  • We are required to disclose information as required by law, such as public health regulations, health care oversight activities, certain law suits and law enforcement. 
Certain ways that your protected health information could be used disclosed require an authorization from you: disclosure of psychotherapy notes, use or disclosure of your information for marketing, disclosures or uses that constitute a sale of protected health information, and any uses or disclosures not described in this NPP. We cannot disclose your protected health information to your employer or to your school without your authorization unless required by law. You will receive a copy of your authorization and may revoke the authorization in writing.  We will honor that revocation beginning the date we receive the written signed revocation.

You have several rights concerning your protected health information. When you wish to use one of these rights, please inform our office so that we may give you the correct form for documenting your request.

  • You have the right to access your records and/or to receive a copy of your records, with the exception of psychotherapy notes. Your request must be in writing, and we must verify your identity before allowing the requested access. We are required to allow the access or provide the copy within 30 days of your request. We may provide the copy to you or to your designee in an electronic format acceptable to you or as a hard copy.  We may charge you our cost for making and providing the copy. If your request is denied, you may request a review of this denial by a licensed health care provider.

  • You have the right to request restrictions on how your protected health information is used for treatment, payment, and health operations. For example, you may request that a certain friend or family member not have access to this information. We are not required to agree to this request, but if we agree to your request, we are obligated to fulfill the request, except in an emergency where this restriction might interfere with your care.  We may terminate these restrictions if necessary to fulfill treatment and payment.

  • We are required to grant your request for restriction if the requested restriction applies only to information that would be submitted to a health plan for payment for a health care service or item for which you have paid in full out-of-pocket, and if the restriction is not otherwise forbidden by law. For example, we are required to submit information to federal health plans and managed care organizations even if you request a restriction. We must have your restriction documented prior to initiating the service. Some exceptions may apply, so ask for a form to request the restriction and to get additional information. We are not required to inform other covered entities of this request, but we are not allowed to use or disclose information that has been restricted to business associates that may disclose the information to the health plan.

  • You have the right to request confidential communications. For example, you may prefer that we call your cell phone number rather than your home phone. These requests must be in writing, may be revoked in writing, and must give us an effective means of communication for us to comply. If the alternate means of communications incurs additional cost, that cost will be passed on to you.

  • Your medical records are legal documents that provide crucial information regarding your care. You have the right to request an amendment to your medical records, but you must make this request in writing and understand that we are not required to grant this request.

  • You have the right to an accounting of disclosures. This will tell you how we have used or disclosed your protected health information.  We are required to inform you of a breach that may have affected your protected health information.
  • You have the right to receive a copy of this notice, either electronic or paper or both.
  • You have the right to opt out of fund raising communications.
If you have any questions about our privacy practices, please contact our Privacy Officer at the number below.

You have the right to file a complaint with us or with the Office for Civil Rights. We will not discriminate or retaliate in any way for this action. To file a complaint, please contact the applicable party:

Privacy Officer: Irene Lopez
Phone number: 213-260-7600

To file a complaint regarding your protected health information:

Office for Civil Rights
https://ocrportal.hhs.gov/ocr/smartscreen/main.jsf

We are required to abide by the policies stated in this Notice of Privacy Practices, which became effective on: September 23, 2013.

EN ESTA NOTIFICACIÓN SE DESCRIBE CÓMO SE PODRÁ USAR Y REVELAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE USTED OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALA DETENIDAMENTE.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés; “Ley”) de 1996, revisada en 2013, nos obliga, en calidad de proveedor del cuidado de la salud de usted, a mantener la privacidad de su información médica protegida, notificarle nuestros deberes legales y prácticas privadas con respecto a la información médica protegida y notificar a las personas afectadas después de producirse un fallo que amenace la seguridad de la información médica protegida. Estamos obligados a mantener estos documentos del cuidado de su salud y a mantener la confidencialidad de dichos documentos.
Esta Ley también nos permite usar su información con fines de tratamiento, pago y ciertas actividades relacionadas con la salud, a menos de que esté prohibido de otro modo por las leyes y no contemos con la autorización de usted.

  • Tratamiento: Podremos revelar su información médica protegida a usted y a nuestro personal o a otros proveedores de cuidado de la salud con el fin de prestarle el cuidado que necesite. Esto incluye información que puede enviarse a la farmacia para que surtan un medicamento recetado, a un centro de diagnósticos para ayudar con su diagnóstico o al hospital en caso de que tenga que ser internado. Si fuera necesario para asegurarnos de que usted reciba este cuidado, también podríamos discutir el mínimo necesario con amigos o familiares involucrados en su cuidado, a menos de que usted indique lo contrario.

  • Pago: Podremos enviarle información a usted o a su plan de salud con el fin de recibir pago por el servicio prestado o artículo proporcionado. Podremos discutir el mínimo necesario con amigos o familiares involucrados en su pago, a menos de que usted indique lo contrario.

  • Actividades relacionadas con la salud: Se nos permite usar o revelar su información médica protegida para formar a nuevos trabajadores de cuidado de la salud, para evaluar el cuidado de la salud prestado, para mejorar el desarrollo de nuestras actividades de negocios o para otras necesidades internas.
  • Tenemos la obligación de revelar información si lo exigen las leyes, tales como regulaciones médicas públicas, actividades de supervisión de cuidado de la salud, ciertas demandas y solicitudes de las autoridades del orden público.
Ciertos modos de revelación o uso de su información médica protegida requieren la autorización de usted: revelación de notas psicoterapéuticas, uso o revelación de su información para mercadotecnica, revelaciones o usos que constituyan una venta de información médica protegida, y todos los usos o revelaciones no descritos en esta Notificación de Prácticas Privadas (NPP, por sus siglas en ingles). No podemos revelar su información médica protegida a su empleador ni a su escuela sin la autorización de usted, a menos de que lo requieran las leyes. Usted recibirá una copia de su autorización y podrá revocar la autorización por escrito. Aceptaremos esa revocación a partir de la fecha en que recibamos la revocación por escrito firmada.
Usted tiene varios derechos referentes a su información médica protegida. Cuando desee ejercer uno de estos derechos, tenga la bondad de informar a nuestra oficina, de modo que le podamos dar el formulario correcto para documentar su petición.

  • Usted tiene el derecho de tener acceso a sus expedientes y/o a recibir una copia de sus expedientes, con la excepción de notas psicoterapéuticas. Su petición se debe hacer por escrito y tendremos que verificar su identidad antes de permitir el acceso solicitado. Estamos obligados a permitir el acceso o proporcionar la copia en un plazo no superior a 30 días de su petición. Podremos proporcionarle la copia a usted o una persona designada por usted en un formato electrónico aceptable para usted o como copia impresa. Podremos cobrarle nuestro costo por hacer y proporcionar la copia. Si se deniega su petición, podrá solicitar una revisión de dicha negativa realizada por un proveedor de cuidado médico autorizado.

  • Usted tiene el derecho de solicitar restricciones acerca de la manera en que se use su información médica protegida con fines de tratamiento, pago y actividades relacionadas con la salud. Por ejemplo, usted puede pedir que un amigo o familiar específico no tenga acceso a esta información. No tenemos la obligación de aceptar esta petición, pero si la aceptamos, estamos obligados a satisfacer la petición, excepto en una emergencia en la que esta restricción pudiera interferir en el cuidado de usted. Podremos cesar estas restricciones si fuera necesario para satisfacer el tratamiento o el pago.

  • Tenemos la obligación de conceder su petición de restricción si la restricción solicitada se aplica solamente a información que se enviaría a un plan de salud para el pago de un servicio o artículo de cuidado de salud que usted haya pagado completamente de su bolsillo, y si la restricción no estuviera prohibida de otro modo por las leyes. Por ejemplo, estamos obligados a enviar información a planes federales de salud y a organizaciones de cuidado de salud administrado aunque usted solicite una restricción. Tenemos que tener su restricción documentada antes de iniciar el servicio. Se podrían aplicar algunas excepciones, por lo que usted debe pedir un formulario para solicitar la restricción y obtener información adicional. No tenemos la obligación de informar de esta petición a otras entidades cubiertas, pero no se nos permite usar ni revelar información que haya sido restringida a socios comerciales que puedan revelar la información al plan de salud.

  • Usted tiene el derecho de solicitar comunicaciones confidenciales. Por ejemplo, usted podría preferir que le llamemos al número de su teléfono celular en lugar de hacerlo al número de su casa. Estas peticiones deben hacerse por escrito, podrán ser revocadas por escrito y nos deben conceder un medio efectivo de comunicación para que podamos cumplir con ellas. Si se incurren costos adicionales debido a este medio de comunicación alternativo, usted tendrá que pagar dicho costo.

  • Sus expedientes médicos son documentos legales que proporcionan información de importancia esencial en referencia a su cuidado. Usted tiene el derecho de solicitar una enmienda de sus expedientes médicos, pero tiene que solicitar esta petición por escrito y entender que no estamos obligados a concederla.

  • Usted tiene el derecho de recibir una relación de estas revelaciones, en la que se indicará cómo hemos usado o revelado su información médica protegida. Tenemos la obligación de informarle de cualquier fallo de seguridad que haya podido afectar su información médica protegida.

  • Usted tiene el derecho de recibir una copia de esta notificación, ya sea en formato electrónico, impreso, o ambos.

  • Usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicaciones sobre actividades de recaudación de fondos.

    Si tiene alguna pregunta acerca de nuestras prácticas de privacidad, llame a nuestra Directora de Privacidad al número indicado a continuación.
    Usted tiene el derecho de presentar una queja ante nosotros o ante la Oficina de Derechos Civiles. No tomaremos ninguna medida discriminatoria ni ninguna represalia por esta acción. Si desea presentar una queja, diríjase a la persona o entidad correspondiente:

    Directora de Privacidad: Irene Lopez
    Número de teléfono: 213-260-7600

    Si desea presentar una queja relacionada con su información médica protegida:

    Oficina de Derechos Civiles
    https://ocrportal.hhs.gov/ocr/smartscreen/main.jsf

    Estamos obligados a respetar la normativa indicada en esta Notificación de Prácticas de Privacidad, la cual entró en vigor el 23 de septiembre de 2013.

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